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Usages professionnels et conditions générales
propres à l’imprimerie
Rédigés par FEBELGRA, la Fédération Belge des Industries Graphiques asbl,
membre de la Fédération des Entreprises de Belgique.
Dispositions Générales
Les présentes conditions générales et usages professionnels sont valables pour toutes nos offres, travaux, conventions et livraisons. Toute offre et toute acceptation de commande sera préalablement soumise à l’approbation de la compagnie d’assurance-crédit du fournisseur.
Article 1 – Définitions
Le donneur d’ordre est celui qui a passé la commande, le fournisseur est celui qui a accepté d’exécuter la commande.
Article 2 – Propositions
Les propositions du fournisseur sont sans engagement et sous réserve de l’appréciation des documents à reproduire et/ou à composer. Le fournisseur se réserve le droit de refuser une commande. Le fournisseur ne sera valablement engagé qu’après confirmation écrite de la commande ou après engagement de frais de production.
Article 3 – Commandes
Le fait de remettre au fournisseur les éléments de production (matières premières, modèle, copie, et/ou fichiers digitaux,…) avec la demande, sans réserve explicite, de fournir une épreuve ou un projet, constitue un engagement vis-à-vis du fournisseur à lui confier l’exécution du travail ou à le dédommager des frais encourus.
Article 4 – Offres
Le prix de l’offre n’est valable que pour le travail mentionné dans celle-ci. Toute modification apportée par le donneur d’ordre au libellé de l’offre initiale sera facturée en supplément. A défaut d’indication du donneur d’ordre, le type de caractère ainsi que la mise en page seront librement choisis par le fournisseur. Les offres sont toujours établies hors taxes qui restent toujours à charge du donneur d’ordre. Le donneur d’ordre pouvant prétendre au taux réduit de la TVA ou à une exonération de la TVA doit fournir à cet égard toute justification nécessaire lors de la passation de la commande. La durée de la validité de l’offre est de un mois pour un travail devant être effectué dans les trois mois. En cas de devis combinés, il n’existe pas d’obligation de fournir une partie du travail contre le paiement de la partie correspondante du prix total.
Article 5 – Indexation
Lorsque les salaires et/ou les prix des matières premières augmentent, les prix des offres seront revus conformément à la formule d’indexation de Febelgra, qui sera envoyée à la demande expresse du donneur d’ordre.
Article 6 – Débiteur
Chaque personne ou société qui passe une commande et demande de la facturer à un tiers, devient solidairement responsable de son paiement.
Article 7 – Droit d’auteur – Droits patrimoniaux
Lorsqu’un fournisseur réalise sous quelque forme que ce soit, un travail impliquant une activité créatrice au sens de la législation relative aux droits intellectuels, les droits découlant de cette création et notamment le droit de reproduction restent acquis au fournisseur et ne sont transférés au donneur d’ordre que moyennant une convention écrite en ce sens. Sur le fondement des dispositions précitées, le fournisseur créateur d’un système informatisé de données, d’images, d’un outil graphique, d’une matrice, etc. bénéficie en matière de droit d’auteur de la protection découlant des dispositions de la réglementation relative aux droits intellectuels. La convention écrite de cession des droits d’auteur et notamment du droit de reproduction doit être expresse: elle ne saurait résulter, ni du fait que l’activité créatrice ait été prévue dans la commande, ni du fait qu’elle fasse l’objet d’une rémunération spéciale, ni enfin du fait que la propriété du support matériel ou des données digitales du droit d’auteur soit transférée au donneur d’ordre. Sauf convention spéciale d’exclusivité, Ie fournisseur peut à nouveau utiliser une création artistique réalisée par ses services.
Article 8 – Droit d’auteur & Droit de reproduction
La passation d’une commande portant sur la reproduction de tout élément qui, fourni par le donneur d’ordre, bénéficie de la protection des dispositions de la législation relative aux droits intellectuels, implique de la part du donneur d’ordre l’affirmation de l’existence d’un droit de reproduction à son profit. Il garantit, en conséquence, de plein droit, le fournisseur contre toute contestation dont ce droit de reproduction pourrait faire l’objet. Chaque contestation portant sur les droits de reproduction suspend l’exécution du travail. Dans ce cadre, dans le cas où la passation d’une commande impliquerait la fourniture par le donneur d’ordre de supports numériques intégrant logiciels et polices de caractères, ce dernier garantira au fournisseur, notamment l’origine de l’acquisition des logiciels et polices de caractères et le garantira de façon plus générale contre toute contestation portant sur l’utilisation de ce logiciel. Le fournisseur n’est pas responsable des violations des droits de reproduction détenus par des tiers pour autant qu’il ait exécuté son travail de reproduction de bonne foi. Seul le donneur d’ordre est responsable. Le fournisseur n’est pas responsable des violations des droits de reproduction détenus par des tiers pour autant qu’il ait exécuté son travail de reproduction de bonne foi. Seul le donneur d’ordre est responsable.
Article 9 – Mention du nom du fournisseur
Le donneur d’ordre ne peut s’opposer à la mention du nom du fournisseur, même si le travail mentionne déjà le nom d’un éditeur ou d’un intermédiaire, d’un agent publicitaire ou autres.
Article 10 – Clause de confidentialité
Chacune des parties s’engage à ne pas divulguer ou communiquer, à ne pas laisser divulguer ou laisser communiquer, ni utiliser directement ou indirectement, à moins qu’elle n’y ait été autorisée par écrit au préalable par l’autre partie, les données, renseignements, informations, applications, méthodes et savoir-faire confidentiels ainsi que tout document de quelque nature que ce soit dont elle a eu connaissance à l’occasion de l’exécution de sa mission. Les obligations de confidentialité prévues dans la présente convention persistent aussi longtemps que les informations en question gardent leur caractère confidentiel, y compris au delà de la date de fin de la présente convention.
Article 11 – Propriété des éléments de reproduction
Les éléments de fabrication nécessaires pour mener l’ouvrage à bonne fin demeurent la propriété du fournisseur qui les a créés. Mais, d’une part, la propriété de ces éléments (par exemples clichés, films, disquettes, tout type de support de transfert de données numérisées etc.) peut à tout moment, être transférée au donneur d’ordre par convention expresse, sous réserve des dispositions de l’article 7. Et, d’autre part, lorsque ces éléments de fabrication se présentent sous une forme dont l’exploitation par le donneur d’ordre permettrait de créer de nouvelles oeuvres portant notamment création de droits de reproduction, le fournisseur se réserve l’exclusivité de l’outil de production qu’il a créé sauf convention expresse fixant les modalités d’intervention de l’utilisateur. Le type de caractère ainsi que la mise en page seront librement choisis par le fournisseur. Le fournisseur n’est pas responsable de la qualité typographique des modèles prêts à imprimer ou des fichiers mis en pages qu’il reçoit du donneur d’ordre.
Article 12 – Epreuve
A la demande du donneur d’ordre, le fournisseur réalise une épreuve simple. Les épreuves soignées, entre autres, en couleurs fidèles et/ou sur papier du tirage, seront facturées en sus. Si le donneur d’ordre ne demande pas d’épreuve, il est censé avoir remis le “bon à tirer”.
Article 13 – Corrections
Le fournisseur est tenu d’exécuter les corrections indiquées par le donneur d’ordre, mais il ne peut nullement être tenu responsable des fautes d’orthographe, des erreurs linguistiques et grammaticales non indiquées. Toute modification de la commande originale de quelque manière que ce soit (dans le texte, dans la manipulation ou l’emplacement des illustrations, dans les formats, dans le travail d’impression ou de reliure, etc.) faite par écrit ou de toute autre manière, par ou au nom du donneur d’ordre, sera facturée en sus et rallongera le délai d’exécution. Ceci vaut également pour le temps d’arrêt des machines dans l’attente du “bon à tirer”. Les modifications transmises oralement ou par téléphone seront exécutées aux risques et périls du donneur d’ordre.
Article 14 – Bon à tirer
La transmission par le donneur d’ordre d’un “bon à tirer” dûment daté et signé, décharge le fournisseur de toute responsabilité concernant des erreurs ou des omissions qui seraient constatées éventuellement pendant ou après l’impression. Le “bon à tirer” reste la propriété du fournisseur et servira de preuve en cas de litige.
Article 15 – Matériel du donneur d’ordre – Mise à disposition
Si le donneur d’ordre met du matériel à disposition du fournisseur, celui-ci doit être livré à temps (conformément au calendrier de production), franco, dûment emballé, dans les bâtiments de l’entreprise du fournisseur. La signature pour réception des documents de “transport ne confirme que la réception dudit matériel. Si le donneur d’ordre fournit du matériel prépresse digital, non-accompagné d’une version imprimée, le fournisseur n’est nullement responsable du résultat du flashage. Si le donneur d’ordre met des fichiers digitaux à la disposition du fournisseur, il est lui-même tenu de conserver les fichiers originaux et est responsable de la qualité de ces fichiers. Le fournisseur n’est pas responsable de la qualité typographique des modèles prêts à imprimer ou des fichiers mis en pages qu’il reçoit du donneur d’ordre. Hormis le dol et la faute lourde de la part du fournisseur, de son personnel ou des sous-traitants, toute difficulté ou retard de production, résultant de problèmes relatifs aux matériaux fournis, prolongera le délai de livraison et augmentera le prix à raison des coûts supplémentaires imputables aux problèmes susmentionnés.
Article 16 – Matériel du donneur d’ordre – Conservation
Le fournisseur n’est jamais tenu de conserver le matériel du donneur d’ordre. Si le donneur d’ordre souhaite que le fournisseur conserve des éléments de production tels que des compositions, des films, des montages, des découpes, des projets, des dessins, des disquettes, des programmes, des données digitales,… il en conviendra par écrit avec le fournisseur avant l’exécution de la commande. La conservation est effectuée aux risques du donneur d’ordre, qui libère expressément le fournisseur de toute responsabilité relative à la conservation (notamment la perte ou les dégâts) sauf en cas de dol ou de faute lourde de la part du fournisseur.
Article 17 – Matériel du donneur d’ordre – Risques
Tous les matériaux (originaux, modèles, films, supports d’information, etc.) confiés par le donneur d’ordre et qui se trouvent dans l’entreprise du fournisseur, y restent pour le compte du et au risque du donneur d’ordre, lequel décharge expressément le fournisseur de toute responsabilité quelle qu’elle soit, entre autres en cas de détérioration ou de perte, complète ou partielle, et ce pour quelque raison que ce soit, sauf en cas de dol ou de faute lourde dans le chef du fournisseur, de son personnel ou des sous-traitants. La même chose vaut pour les marchandises destinées au donneur d’ordre. Sauf convention préalable, tous les frais de dépôt seront portés en compte à partir de la date signifiée au donneur d’ordre. A défaut de paiement à la date convenue, les marchandises seront conservées en cautionnement et en gage des montants dus.
Article 18 – Matériel du donneur d’ordre – Assurance
Sur demande écrite, le fournisseur est disposé à couvrir tous les risques par une assurance dont les frais sont à charge du donneur d’ordre. Cette assurance couvre uniquement les frais de réparation de la détérioration du matériel. La dépréciation qui peut s’en suivre et les détériorations indirectes telles que, entre autres, le manque à gagner, ne seront jamais couvertes par cette assurance.
Article 19 – Périodiques – Préavis
Le donneur d’ordre ne peut retirer au fournisseur l’exécution d’un travail de type périodique, c’est-à-dire un travail composé de travaux partiels récurrents, que moyennant le respect des délais de préavis fixés ci-après. Le préavis doit être signifié par lettre recommandée. En cas de non-respect des délais, le donneur d’ordre dédommagera le fournisseur pour tous les dommages encourus et le manque à gagner subi pendant la période de non-respect.
Délai de préavis :
• 3 mois pour un travail de type périodique représentant un chiffre d’affaires annuel inférieur à 7 500,00 EUR;
• 6 mois pour un travail de type périodique représentant un chiffre d’affaires annuel inférieur à 25 000,00 EUR;
• 1 an pour un travail de type périodique représentant un chiffre d’affaires annuel de 25 000,00 EUR ou plus.
Article 20 – Tolérance
Pour le papier, le carton et le matériel de reliure utilisés par le fournisseur, le donneur d’ordre accepte les tolérances définies par le fabricant de ce matériel. Le fournisseur peut livrer et facturer 5 % (pour un minimum de 100 exemplaires) des exemplaires commandés en plus ou en moins. Pour les imprimés exigeant une finition complexe ou particulièrement difficile, le fournisseur peut livrer et facturer 20 % (pour un minimum de 200 exemplaires) des exemplaires commandés en plus ou en moins. Les exemplaires en plus ou en moins sont toujours calculés au prix d’exemplaires supplémentaires.
Article 21 – Exigences spéciales
Tous les travaux seront exécutés avec les matières premières normalement disponibles. Toutes les exigences particulières, telles que encre inaltérable ou convenant pour des produits alimentaires etc, doivent être communiquées au donneur d’ordre lors de la demande de prix. Si ces exigences sont transmises ultérieurement, cela peut engendrer une adaptation des prix.
Article 22 – Modalités de livraison
Les délais fixés par écrit lors de la commande commencent à courir le jour ouvrable suivant la remise des éléments nécessaires. Les délais de livraison convenus seront au moins prolongés du retard créé par le donneur d’ordre en défaut de fournir les éléments nécessaires ou de renvoyer les épreuves corrigées ou le “bon à tirer”. Si, à la demande du donneur d’ordre, l’exécution de la commande occasionne des frais supplémentaires du fait d’un délai plus court que le délai convenu ou normal, ils seront portés en compte. La livraison a lieu dans l’entreprise du fournisseur, l’emballage et le transport étant aux frais du donneur d’ordre. Ce dernier est responsable des risques que les marchandises courent pendant le transport.
Article 23 – Annulation
Si, à la demande du donneur d’ordre, la commande est annulée, la facturation se fera au stade actuel de l’exécution de la commande (salaires, matières premières, sous-traitance, etc.). Le montant facturé comprendra les frais encourus par le fournisseur augmentés d’une indemnisation conventionnelle s’élevant à 15 %. Dans tous les cas, un montant minimum de 75,00 EUR sera réclamé. En cas d’interruption d’un travail donné, due au retard du donneur d’ordre à donner suite aux pièces qui lui sont présentées, le travail, dans l’état d’exécution où il se trouve, lui sera facturé tel que prévu ci-dessus après un délai d’un mois. Si, à la demande du donneur d’ordre, l’exécution du travail est temporairement suspendue, une facturation provisoire peut être établie au stade actuel de l’exécution de la commande (salaires, matières premières, sous-traitance, etc.)
Article 24 – Paiement
Lors de la commande, le paiement d’un acompte d’un tiers du montant de la commande peut être exigé, un même acompte lors de la réception de la dernière épreuve corrigée ou du “bon à tirer” et le solde à la livraison. Les traites, chèques, mandats ou quittances n’emportent ni novation, ni dérogation à cette clause. En cas de facturation d’une ou plusieurs livraisons en décompte d’une commande fractionnée, le client ne peut invoquer cette modalité pour reporter son paiement jusqu’au moment de la livraison globale.
Article 25 – Echéance
Les factures sont payables au plus tard à l’échéance dans l’entreprise du fournisseur. A partir du jour de l’échéance, chaque facture impayée rapportera de plein droit et sans mise en demeure, un intérêt de retard conformément à la Loi relative à la lutte contre les retards de paiement (02/08/2002) ainsi que des dommages-intérêts couvrant les frais de recouvrement conventionnellement fixés à 15 % du montant de la créance exigible avec un minimum de 75,00 EUR. Le fournisseur a le droit de réclamer une indemnité supérieure s’il peut prouver qu’il a subi des dommages plus élevés. De plus, le cas échéant, le fournisseur a le droit d’exiger le paiement immédiat de toutes les factures (non-échues) et de tous les autres montants, pour lesquels le fournisseur a accordé un délai de paiement au donneur d’ordre. Le fournisseur a par conséquent également le droit de suspendre l’exécution des contrats en cours jusqu’à ce que le donneur d’ordre ait payé les acomptes précités.
Article 26 – Droit de rétention
Le fournisseur bénéficie d’un droit de rétention jusqu’au paiement complet du prix, sur toutes les matières premières, documents, éléments de fabrication, objets, marchandises ou fournitures dont il a été approvisionné par le donneur d’ordre pour l’exécution d’un travail ou d’une prestation et sur tous les documents ou objets réalisés suite à l’exécution d’une commande.
Le donneur d’ordre ne deviendra propriétaire des marchandises vendues qu’après paiement total des montants dus. Néanmoins, les risques que pourraient encourir les marchandises seront à charge du donneur d’ordre dès que celles-ci sont prêtes à l’enlèvement.
Article 27 – Réclamation
Sous peine de déchéance de son droit, le donneur d’ordre doit envoyer toute réclamation ou contestation au fournisseur par courrier recommandé, dans les huit jours suivant la première livraison des marchandises. Si le donneur d’ordre ne prend pas livraison des marchandises, le délai de huit jours commence à courir à partir de la date de l’invitation à prendre livraison des marchandises et, à défaut, à partir de la date de facturation. Si le fournisseur ne reçoit pas de réclamation durant ce délai de huit jours, le donneur d’ordre est considéré accepter toutes les marchandises. Si le donneur d’ordre utilise une partie des marchandises livrées, les fait envoyer par courrier à des tiers ou les confie à une société de distribution, il est considéré accepter l’ensemble du tirage. Les défauts relevés sur une partie des marchandises livrées ne permettent pas au donneur d’ordre de refuser l’intégralité de la commande. Sous peine de déchéance de son droit, le donneur d’ordre doit envoyer toute réclamation ou contestation ayant trait à la facturation des marchandises commandées au fournisseur par courrier recommandé, dans les huit jours suivant la réception de la facture. Si le fournisseur ne reçoit pas de réclamation au sujet de la facture durant ce délai de huit jours, le donneur d’ordre est considéré accepter la facture.
Article 28 – Force majeure
En cas de force majeure, et plus généralement, dans toutes les circonstances qui empêchent, réduisent ou retardent l’exécution du travail par le fournisseur, ou qui causent une aggravation excessive des engagements pris par ce dernier, le fournisseur est déchargé de toute responsabilité, il peut réduire les engagements, rompre la convention ou en annuler l’exécution, sans qu’il ne soit tenu de payer une quelconque indemnisation. De telles circonstances sont entre autres : guerre, guerre civile, mobilisation, troubles, grève, lock-out, tant dans le chef du fournisseur que de ces co-fournisseurs, rupture de machines, virus ou bugs informatiques, incendie, interruption des moyens de transport, difficultés d’approvisionnement des matières premières, matériaux et énergie ainsi que des restrictions ou des dispositions d’interdiction imposées par les autorités.
Article 29 – Responsabilité
En cas d’erreur ou de mauvaise finition, la responsabilité du fournisseur est limitée à la reprise des exemplaires non conformes qui seront déduits au prix des exemplaires supplémentaires et ne peut donner droit à des dommages-intérêts sauf en cas de dol ou de faute lourde dans le chef du fournisseur, de son personnel ou des sous-traitants. Le fournisseur ne peut être tenu en aucun cas responsable de dommages indirects causés au donneur d’ordre, tels que le manque à gagner. La responsabilité du fournisseur est en toute hypothèse limitée au montant du contrat, soit le montant qui aurait été payé par le donneur d’ordre si le fournisseur avait réalisé la prestation à la satisfaction du donneur d’ordre.
Article 30 – Atteinte à la validité – non renonciation
Si l’une des dispositions des présentes Conditions est déclarée comme non valide, illégale ou nulle, aucun changement ne sera apporté à la validité, la légalité et la pertinence des autres dispositions. Si, à tout moment, le fournisseur omet d’exercer ou de faire appliquer l’un des droits cités dans les présentes Conditions, cette omission ne sera jamais considérée comme une renonciation à de telles dispositions et elle ne portera jamais atteinte à la validité de ces droits.
Article 31 – Compétence
Tout différend relatif à la conclusion, la validité, l’interprétation ou l’exécution du présent contrat et des contrats qui en découlent est régi par le droit belge et ressortira exclusivement de la compétence des tribunaux dans le ressort desquels est établie l’entreprise du fournisseur.
Beroepsgebruiken en algemene voorwaarden
eigen aan het drukbedrijf
Opgesteld door FEBELGRA, Federatie van de Belgische Grafische Industrie vzw,
lid van het Verbond van Belgische Ondernemingen.
Algemene bepalingen
Deze algemene voorwaarden en beroepsgebruiken gelden voor al onze offerten, werkopdrachten, overeenkomsten en leveringen. Elke offerte en aanvaarding van een bestelling gebeurt onder de opschortende voorwaarde van goedkeuring door de kredietverzekeraar van de leverancier.
Artikel 1 – Definities
Opdrachtgever is wie het order geplaatst heeft, leverancier is wie aanvaard heeft het order uit te voeren.
Artikel 2 – Verkoopsvoorstel
De verkoopsvoorstellen van de leverancier zijn vrijblijvend en onder voorbehoud van nazicht van de te reproduceren en/of de te zetten documenten. De leverancier behoudt zich het recht voor om een bestelling te weigeren. Hij wordt pas geacht de bestelling te aanvaarden na schriftelijke bevestiging of na het aangaan van productiekosten.
Artikel 3 – Bestellingen
Het bezorgen aan de leverancier van productie-elementen (grondstoffen, model, kopij en/of digitale bestanden, …) met verzoek, zonder uitdrukkelijk voorbehoud, een proef of ontwerp te leveren, brengt de verbintenis met zich aan deze leverancier de uitvoering van het werk toe te vertrouwen of hem voor de veroorzaakte kosten te vergoeden.
Artikel 4 – Offerten
De offerteprijs geldt alleen voor de opdracht vermeld in de offerte. Wijzigingen aan de oorspronkelijke offertegegevens door de opdrachtgever zullen worden verrekend. De lettersoort, evenals de lay-out, wordt door de leverancier vrij gekozen bij gebrek aan bepaling door de opdrachtgever. De offertes worden steeds opgesteld zonder vermelding van taksen, die steeds ten laste van de opdrachtgever vallen. De opdrachtgever die kan genieten van een verminderd BTW-tarief of van een vrijstelling van BTW, moet hiervoor de nodige bewijzen leveren bij de aanvang van de opdracht. De geldigheidsduur van een offerte bedraagt één maand voor de uitvoering van een opdracht binnen de drie maand. Bij samengestelde prijsopgaven bestaat geen verplichting tot levering van een gedeelte tegen een overeenkomstig gedeelte van de voor het geheel opgegeven prijs.
Artikel 5 – Indexering
Wanneer de lonen en/of de prijzen van de grondstoffen stijgen, worden de offerteprijzen herzien volgens de Febelgra-indexatieformule, die op eerste verzoek aan de opdrachtgever gezonden wordt.
Artikel 6 – Schuldenaar
Elke persoon of firma die een bestelling plaatst met verzoek deze aan derden in rekening te brengen, wordt solidair aansprakelijk gesteld voor de betaling ervan.
Artikel 7 – Auteursrecht – Vermogensrecht
Wanneer een leverancier onder eender welke vorm een werk verricht dat als een creatieproces in de zin van de wetgeving op intellectuele eigendom beschouwd wordt, behoudt de leverancier de rechten die voortvloeien uit dit werk bijvoorbeeld het recht op reproductie. De opdrachtgever kan deze rechten slechts bekomen mits een schriftelijke overeenkomst die de overdracht van de rechten regelt. Op basis van voornoemde bepalingen, beschikt de leverancier-ontwerper van geïnformatiseerde gegevens en beelden, van een grafisch werkinstrument, van een matrix, enz. over de auteursrechten op deze producten. Deze bescherming is gebaseerd op de bepalingen van de wetgeving op intellectuele eigendom. De overdracht van auteursrechten en specifiek de overdracht van recht tot reproductie moet expliciet in een geschreven overeenkomst opgenomen worden: deze overdracht kan niet voortvloeien uit het feit dat het creatieproces voorzien werd in de opdracht of dat dit creatieproces speciaal vergoed werd. Ook de eigendomsoverdracht van het materiële product of de digitale gegevens aan de opdrachtgever geeft geen aanleiding tot de overdracht van auteursrechten. Behalve indien een specifiek exclusiviteitscontract afgesloten werd, heeft de leverancier het recht om zijn creatief werk opnieuw te gebruiken.
Artikel 8 – Auteursrecht – Recht tot reproductie
Een opdracht met betrekking tot de reproductie van eender welk element dat door de opdrachtgever aangeleverd werd en dat onder de bepalingen van de wetgeving op intellectuele eigendom valt, impliceert dat de opdrachtgever over het reproductierecht beschikt. Hij vrijwaart de leverancier bijgevolg van rechtswege tegen elk geschil met betrekking tot dit recht tot reproductie. Elke betwisting inzake reproductierechten schorst de uitvoering van de opdracht. Indien de opdrachtgever digitale bestanden met software en lettertypes aanlevert voor de uitvoering van de opdracht, beschermt de opdrachtgever de leverancier specifiek tegen elk geschil met betrekking tot het verkrijgen van de software en de lettertypes en algemeen tegen elk geschil met betrekking tot het gebruik van de software. De leverancier is niet verantwoordelijk voor inbreuken op reproductierechten van derden, indien hij te goeder trouw de opdracht uitvoerde. Alleen de opdrachtgever is aansprakelijk.
Artikel 9 – Vermelding van de naam van de leverancier
De opdrachtgever mag zich niet verzetten tegen het vermelden van de naam van de leverancier, zelfs indien op het drukwerk de naam van een uitgever of tussenpersoon, publiciteitsagent of andere reeds vermeld staat.
Artikel 10 – Clausule van confidentialiteit
Elk van de partijen verbindt zich ertoe de vertrouwelijke gegevens, inlichtingen, informatie, toepassingen, methodes en know-how alsook eender welk soort document waarvan zij kennis kreeg tijdens de uitvoering van het contract niet te verspreiden of te communiceren, niet te laten verspreiden of te laten communiceren, niet direct of indirect te gebruiken, tenzij de andere partij hiervoor op voorhand schriftelijk de toestemming gaf. De verplichting tot vertrouwelijkheid die in dit artikel voorzien is, geldt zolang de betreffende informatie een vertrouwelijk karakter heeft, dus ook na het einde van het contract.
Artikel 11 – Eigendom van de productie-elementen
De productie-elementen die nodig zijn om een opdracht tot een goed einde te brengen blijven de eigendom van de leverancier die ze gemaakt heeft. Maar enerzijds, kan de eigendom van deze elementen (bijvoorbeeld de foto’s, de films, de diskettes, allerhande dragers van digitale bestanden, enz.) op elk moment overgedragen worden aan de opdrachtgever mits uitdrukkelijke overeenkomst, en onder voorbehoud van de regels vervat in artikel 7. En anderzijds, wanneer de productie-elementen een vorm aangenomen hebben die door de opdrachtgever gebruikt kan worden om nieuwe creaties te maken die reproductierechten met zich mee zullen brengen, behoudt de leverancier het exclusiviteitsrecht op de productieelementen die hij gemaakt heeft, behalve wanneer de partijen een uitdrukkelijke overeenkomst sluiten die de modaliteiten van het gebruik van deze elementen door de opdrachtgever regelt.
Artikel 12 – Proef
Op vraag van de opdrachtgever zorgt de leverancier voor een eenvoudige proef. Verzorgde proeven bijvoorbeeld kleurgetrouwe proeven of proeven op het besteld papier worden extra aangerekend. Vraagt de opdrachtgever geen proef, dan wordt hij geacht een goed voor druk te hebben gegeven.
Artikel 13 – Correcties
De leverancier moet de door de opdrachtgever aangeduide correcties uitvoeren, maar is niet aansprakelijk voor niet aangeduide spellings-, taalkundige of grammaticale fouten. Wijzigingen in het oorspronkelijk order van welke aard ook (in de tekst, in de bewerking of plaatsing van illustraties, in de formaten, enz.) schriftelijk of op een andere wijze door of namens de opdrachtgever aangebracht, worden aan de opdrachtgever extra gefactureerd en verlengen de uitvoeringstermijn. Dit geldt eveneens voor de machinestilstanden in afwachting van het “goed voor druk”. De mondelinge, bijvoorbeeld per telefoon, opgegeven wijzigingen worden uitgevoerd op risico van de opdrachtgever.
Artikel 14 – Goed voor druk
Het overmaken door de opdrachtgever van een gedagtekend en ondertekend “goed voor druk” ontslaat de leverancier van alle verantwoordelijkheid voor de tijdens of na het drukken vastgestelde fouten of weglatingen. Het “goed voor druk” blijft eigendom van de leverancier en dient als bewijsmiddel in geval van betwisting.
Artikel 15 – Materialen van de opdrachtgever – Beschikking
Indien de opdrachtgever materiaal ter beschikking stelt van de leverancier, moet dit op tijd (rekening houdend met de orderplanning), degelijk verpakt en franco geleverd worden in de bedrijfsgebouwen van de leverancier. Het voor ontvangst tekenen van de vervoerdocumenten bevestigt enkel de ontvangst van het materiaal. Als de opdrachtgever prepressmateriaal digitaal levert zonder uitgeprinte versie ervan, dan draagt de leverancier geen enkele verantwoordelijkheid voor het resultaat van de uitbelichting. Als de opdrachtgever digitale bestanden ter beschikking stelt van de leverancier, dan moet hij zelf de originele bestanden bewaren en is hij verantwoordelijk voor de kwaliteit van deze bestanden. De leverancier is niet verantwoordelijk voor de typografische kwaliteit van de opnameklare modellen of bestanden van opgemaakte pagina’s, die hij van de opdrachtgever ontvangt. Behoudens opzet en zware fout van de leverancier, zijn personeel of onderaannemers, zullen moeilijkheden of vertraging tijdens de productie, veroorzaakt door problemen met geleverde materialen, de leveringstermijn verlengen en de prijs verhogen met de door deze problemen veroorzaakte bijkomende kosten.
Artikel 16 – Materialen van de opdrachtgever – Bewaring
De leverancier is nooit verplicht de materialen van de opdrachtgever te bewaren. Indien de opdrachtgever wenst dat de leverancier productieelementen zoals zetwerk, filmen, montages, kapvormen, ontwerpen, tekeningen, diskettes, programma’s, digitale (gegevens)bestanden, … van de opdrachtgever bewaart, zal hij dit schriftelijk vóór de uitvoering van de opdracht met de leverancier overeenkomen. De bewaring gebeurt dan op risico van de opdrachtgever, die de leverancier uitdrukkelijk ontslaat van elke aansprakelijkheid in verband met deze bewaring (o.a. verlies of beschadiging), behalve in geval van opzet of zware fout van de leverancier.
Artikel 17 – Materialen van de opdrachtgever – Risico
Alle goederen (originelen, modellen, films, informatiedragers, drukdragers, enz.) toevertrouwd door de opdrachtgever en die in het bedrijf van de leverancier staan, blijven er voor rekening en risico van de opdrachtgever, die uitdrukkelijk de leverancier van elke verantwoordelijkheid van welke aard ook ontslaat, onder andere in geval van beschadiging of verlies, hetzij geheel of gedeeltelijk, en dit om welke reden ook, behalve in geval van opzet, zware fout van de leverancier, zijn personeel of onderaannemers. Hetzelfde geldt voor de goederen die voor de opdrachtgever bestemd zijn. De bewaringskosten worden in rekening gebracht met ingang van de aan de opdrachtgever betekende datum. Bij gebrek aan betaling op de overeengekomen datum, zullen deze goederen als waarborg en pand voor de verschuldigde sommen mogen weerhouden worden.
Artikel 18 – Materialen van de opdrachtgever – Verzekering
Bij schriftelijke aanvraag is de leverancier bereid alle risico’s te laten dekken door een verzekering waarvan de premie ten laste van de opdrachtgever valt. Deze verzekering dekt alleen de herstelling van de schade aan het materiaal, doch nooit enige waardevermindering die het gevolg kan zijn van deze herstelling, noch enige onrechtstreekse schade, zoals, o.a. winstderving.
Artikel 19 – Materialen van de opdrachtgever – Opzeg
De opdrachtgever kan de leverancier het uitvoeren van een opdracht van periodieke aard, d.i. een opdracht met terugkerende deelopdrachten, slechts ontnemen mits eerbiediging van de hierna bepaalde opzeggingstermijnen. De opzegging dient betekend te worden met een aangetekende brief. Bij niet-naleving van de termijnen zal de opdrachtgever de leverancier vergoeden voor al de geleden schade en winstderving gedurende de niet nageleefde periode.
Opzeggingstermijn:
• 3 maanden voor een opdracht van periodieke aard met een jaarlijks omzetcijfer tot 7 500,00 EUR;
• 6 maanden voor een opdracht van periodieke aard met een jaarlijks omzetcijfer tot 25 000,00 EUR;
• 1 jaar voor een opdracht van periodieke aard met een jaarlijks omzetcijfer van 25 000,00 EUR of meer.
Artikel 20 – Afwijkingen
Voor papier, karton en boekbindersmateriaal, verwerkt door de leverancier, aanvaardt de opdrachtgever de toleranties, opgelegd door de fabrikanten van deze materialen. De leverancier mag 5 % (met een minimum van honderd exemplaren) meer of minder dan het bestelde aantal exemplaren leveren en factureren. Van drukwerk dat een ingewikkelde of bijzonder moeilijke afwerking vereist, mag de leverancier 20 % (met een minimum van 200 exemplaren) meer of minder dan het bestelde aantal exemplaren leveren en factureren. De minder- of meerexemplaren worden verrekend tegen de prijs van bijkomende exemplaren.
Artikel 21 – Speciale vereisten
Alle opdrachten worden uitgevoerd met de normaal beschikbare grondstoffen. Speciale vereisten zoals lichtechtheid van de inkt, geschiktheid voor voedingsmiddelen, e.a. moeten bij de prijsaanvraag door de opdrachtgever opgegeven worden. Indien ze achteraf kenbaar gemaakt worden, kan dit aanleiding geven tot een prijsaanpassing.
Artikel 22 – Leveringsmodaliteiten
De bij de bestelling schriftelijk bedongen termijnen beginnen eerst te lopen vanaf de werkdag die op de afgifte van de nodige elementen volgt. De overeengekomen leveringstermijnen worden minstens verlengd in de mate waarin de opdrachtgever bij het inleveren van de nodige elementen, evenals bij het terugzenden van de verbeterde proeven en van het “goed voor druk”, in gebreke is gebleven. Indien het uitvoeren van een opdracht, op verzoek van de opdrachtgever, binnen een kortere termijn dan de normale of voorziene termijn, extra kosten veroorzaakt, worden deze in rekening gebracht. De levering vindt plaats in het bedrijf van de leverancier. Verpakking en vervoer zijn ten laste van de opdrachtgever. Het risico van de goederen tijdens dat vervoer wordt gedragen door de opdrachtgever. In geval van levering op afroep wordt het factuurbedrag van de totale bestelling gefactureerd bij de eerste levering.
Artikel 23 – Annulering
Indien op aanvraag van de opdrachtgever de bestelling geannuleerd wordt, zal de facturatie plaatsvinden in het stadium van uitvoering waarin de bestelling (lonen, grondstoffen, onderaannemingen, enz.) zich bevindt. Het aangerekend bedrag zal bestaan uit de kosten die door de leverancier gemaakt werden, vermeerderd met een schadevergoeding wegens contractbreuk die 15 % van de overeengekomen prijs bedraagt, met een minimum van 75,00 EUR. Bij onderbreking van een gegeven opdracht omwille van het laattijdig gevolg geven door de opdrachtgever aan de aan hem voorgelegde stukken, zal na verloop van één maand de gegeven opdracht in haar stadium van uitvoering gefactureerd worden zoals hierboven aangegeven. Indien op aanvraag van de opdrachtgever de uitvoering tijdelijk opgeschort wordt, kan een voorlopige facturatie plaatsvinden in het stadium van uitvoering waarin de bestelling (lonen, grondstoffen, onderaannemingen, enz.) zich bevindt.
Artikel 24 – Betaling
Bij de bestelling kan gevraagd worden een voorschot van 1/3 van het orderbedrag te betalen, eenzelfde voorschot bij het overmaken van de definitief verbeterde proeven of het “goed voor druk” en het saldo bij de levering. De wissels, cheques, mandaten of kwitanties brengen noch vernieuwing, noch afwijking met zich mee. In geval van facturatie van één of meer leveringen in mindering op een nog niet volledig geleverde bestelling, kan de opdrachtgever zich hierop niet beroepen om zijn betalingen uit te stellen tot na de totale levering.
Artikel 25 – Vervaldag
De facturen zijn betaalbaar ten laatste op de vervaldag in de onderneming van de leverancier. Wanneer een factuur niet tijdig wordt betaald is van rechtswege en zonder ingebrekestelling een intrest verschuldigd conform de Wet betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand (02/08/2002) alsook een schadeloosstelling tot dekking van de invorderingskosten, conventioneel bepaald op 15 % van de uitstaande schuld met een minimum van 75,00 EUR. De leverancier heeft het recht een hogere vergoeding te vorderen indien hij kan bewijzen dat hij hogere schade heeft geleden. Bovendien heeft de leverancier dan het recht onmiddellijke betaling te vragen van alle andere nog niet vervallen facturen en van alle bedragen, waarvoor de leverancier uitstel van betaling toegestaan heeft aan de opdrachtgever. De leverancier heeft dan bovendien het recht de uitvoering van lopende contracten te schorsen tot de opdrachtgever de in vorig artikel omschreven voorschotten betaald heeft.
Artikel 26 – Retentierecht
De leverancier heeft het recht de goederen te behouden tot de volledige prijs betaald is. Dit retentierecht geldt voor alle grondstoffen, documenten, elementen nodig voor de fabricage, voorwerpen, koopwaar, of benodigdheden die door de opdrachtgever geleverd werden om de opdracht of prestatie uit te voeren en geldt voor alle documenten of zaken die als gevolg van de opdracht gerealiseerd werden. De opdrachtgever wordt pas eigenaar van de verkochte goederen nadat de verschuldigde sommen volledig betaald zijn. De risico’s die de goederen kunnen lopen vallen evenwel ten laste van de opdrachtgever zodra zij klaar voor afhaling worden gesteld.
Artikel 27 – Klachten
Op straffe van verval van recht moet de opdrachtgever elke klacht of protest aangetekend zenden aan de leverancier uiterlijk binnen de 8 dagen na ontvangst van de eerste levering van goederen. Indien de opdrachtgever de goederen niet in ontvangst neemt, begint de termijn van 8 dagen te lopen vanaf de datum van de uitnodiging de goederen in ontvangst te nemen. Bij ontstentenis hiervan, vanaf de factuurdatum. Indien de leverancier binnen deze termijn van 8 dagen geen klacht ontvangt, heeft dit tot gevolg dat de opdrachtgever alle goederen volledig aanvaard heeft. Als de opdrachtgever een deel van de geleverde goederen gebruikt of per post aan derden laat verzenden of voor verspreiding aan een distributieonderneming laat afgeven, houdt dat in dat hij de hele oplage aanvaard heeft. Gebreken aan een deel van de geleverde goederen geven de opdrachtgever niet het recht heel de bestelling af te keuren. Op straffe van verval van recht moet de opdrachtgever elke klacht of protest met betrekking tot de factuur van de bestelde goederen aangetekend zenden aan de leverancier uiterlijk binnen de 8 dagen na ontvangst van de factuur. Indien de leverancier binnen deze termijn van 8 dagen geen klacht ontvangt met betrekking tot de factuur, wordt beschouwd dat de opdrachtgever zich akkoord verklaart met de factuur.
Artikel 28 – Overmacht
Gevallen van overmacht, en meer in het algemeen, alle omstandigheden die de uitvoering van de opdracht door de leverancier verhinderen, herleiden of vertragen of nog, die een buitensporige verzwaring veroorzaken van de nakoming van de door hem aangegane verbintenissen, ontheffen de leverancier van iedere aansprakelijkheid en stellen hem in de mogelijkheid om, naargelang het geval, hetzij zijn verbintenissen in te korten, hetzij de overeenkomst te verbreken of de uitvoering ervan op te schorten, zonder dat hij tot enige schadevergoeding gehouden is. Worden onder meer als dusdanig beschouwd: oorlog, burgeroorlog, mobilisatie, onlusten, staking en lock-out, zowel bij de leverancier als bij zijn toeleveranciers, machinebreuk, informaticavirus of bug, brand, waterschade, onderbreking van transportmiddelen, bevoorradingsmoeilijkheden in grondstoffen, materialen en energie en beperkingen of verbodsbepalingen opgelegd door de overheid.
Artikel 29 – Aansprakelijkheid
In geval van vergissing of slechte uitvoering beperkt de aansprakelijkheid van de leverancier zich uitsluitend tot het terugnemen van de niet-conforme exemplaren, die verrekend worden tegen de prijs van de bijkomende exemplaren, en kan geen aanleiding geven tot enige schadevergoeding, behalve in geval van opzettelijke of zware fout van de leverancier, zijn personeel of onderaannemers. De leverancier is nooit aansprakelijk voor de indirecte schade toegebracht aan de opdrachtgever bijvoorbeeld winstderving. De aansprakelijkheid van de leverancier is in ieder geval beperkt tot het bedrag van het contract, d.w.z. het bedrag dat de opdrachtgever betaald zou hebben indien het werk tot voldoening van de opdrachtgever uitgevoerd zou zijn.
Artikel 30 – Aantasting en niet-verzaking
Indien een bepaling van deze algemene voorwaarden ongeldig, onwettig of nietig wordt verklaard, zal dit op geen enkele wijze de geldigheid, de wettigheid en de toepasbaarheid van de andere bepalingen aantasten. Het door de leverancier op gelijk welk moment nalaten om één van de in deze voorwaarden opgesomde rechten af te dwingen, of gelijk welk recht hiervan uit te oefenen, zal nooit kunnen gezien worden als een verzaking aan zulke bepaling en zal nooit de geldigheid van deze rechten aantasten.
Artikel 31 – Bevoegdheid
Elk geschil met betrekking tot het afsluiten, de geldigheid, de interpretatie of de uitvoering van deze overeenkomst en van de overeenkomsten daaruit afgeleid, wordt beheerst door Belgisch recht en zal tot de uitsluitende bevoegdheid van de rechtbanken van het gebied waarin de onderneming van de leverancier gevestigd is behoren.
Business practices and General Conditions
specific to printers
Drawn up by FEBELGRA, the Belgian Federation of Graphic Enterprises asbl,
a member of the Federation of Belgian Enterprises.
General provisions
The present general conditions and business practices shall apply to all of our quotes, tasks, agreements and supplies. Each offer and each acceptance of an order shall previously be submitted to the approval of the supplier’s credit insurance company.
Article 1 – Definitions
The Client is the party who places the order and the supplier is the party who agrees to execute the order.
Article 2 – Proposals
The supplier’s proposals are without obligation and subject to evaluation of the documents to be reproduced and/or composed. The supplier reserves the right to refuse an order. The supplier shall only be validly committed after written confirmation of the order or after commitment of the production expenses.
Article 3 – Orders
The fact of handing over production elements (raw materials, models, copies and/or digital files, etc.) to a supplier with a request, without an explicit reservation, to supply a proof or a draft constitutes a commitment to the supplier to entrust the work to it or to compensate it for the expenses incurred.
Article 4 – Quotations
The price in the quotation is only valid for the work stated in it. Any modification made by the client to the wording of the initial quotation will be invoiced for as a supplement. If the client does not specify this, the font as well as the page layout will be freely chosen by the supplier. Quotations are always drawn up excluding taxes, which are always borne by the client. A client who can claim a reduced VAT rate or an exemption from VAT must provide all of the required justification relating to this when placing the order. The validity period for a quotation is one month for a job that has to be performed within three months. In the case of combined quotations, there is no obligation to provide a part of the work against payment for the corresponding part of the total price.
Article 5 – Indexation
When the salaries and/or prices of raw materials increase, the prices of quotations are reviewed in accordance with the Febelgra indexation formula, which will be sent to the client on first request.
Article 6 – Debtor
Each person or company which places an order and asks for it to be billed to a third party becomes jointly and severally liable for its payment.
Article 7 – Copyright – Patrimonial rights
When a supplier, under whatsoever circumstances, performs a job involving creative activity in the sense of the legislation on intellectual rights, the rights arising from this creation and notably the right of reproduction remain acquired by the supplier and are only transferred to the client subject to a written contract to this effect. On the basis of the abovementioned provisions, the supplier who is the creator of a computerized system of data, images, a graphic tool, matrix, etc. benefits in the copyright area from the protection arising from the regulations on intellectual rights. The written contract on the transfer of copyright and notably the right of reproduction must be explicit: it cannot result either from the fact that the creative activity was stipulated in the order or from the fact that it forms the subject of special remuneration or finally because ownership of the support medium or copyright digital data was transferred to the client. Except where there is a special exclusivity contract, the supplier can reuse an artistic creation produced by its services.
Article 8 – Copyright & Rights of reproduction
The placement of an order relating to the reproduction of any element which, supplied by the client, benefits from the protection of the provisions of the legislation on intellectual rights implies the assertion of the existence of a right of reproduction to its benefit by the client. It therefore lawfully guarantees the supplier against any challenge which may be faced by this right of reproduction. Each challenge relating to the rights of reproduction suspends execution of the work. In this context, in the case where placing an order would imply the provision by the client of digital media incorporating software and sets of fonts, the latter shall guarantee the supplier, notably on the origin of the acquisition of the software and sets of fonts and more generally against any challenge relating to use of this software. The supplier is not responsible for violations of reproduction rights held by third parties, provided that it executed its reproduction work in good faith. Only the client is responsible.
Article 9 – Mention of the supplier’s name
The client cannot oppose the mention of the supplier’s name, even if the work already mentions the name of a publisher or intermediary, an advertising agent or others.
Article 10 – Confidentiality clause
Unless it has been authorised in advance by the other party in writing, each of the parties undertakes not to disclose or communicate, not allow the disclosure or communication or directly or indirectly use the data, information, applications, methods and confidential know-how as well as any document of whatsoever nature which it learnt about during its assignment. The confidentiality obligations set out in this contract persist as long as the information in question retains its confidential nature, including beyond the date of the end of this contract.
Article 11 – Ownership of the elements of production
The manufacturing components needed to bring the work to a successful conclusion remain the property of the supplier who created them.
However, on the one hand, ownership of these elements (e.g. pictures, films, diskettes, every type of support for digital files, etc.) can be transferred to the client at any time by explicit agreement, subject to the provisions of Article 7. And on the other hand, when these manufacturing elements present themselves in a form whose exploitation by the client would make it possible to create new works that notably lead to the creation of reproduction rights, the supplier reserves the exclusivity of the production tool that it has created except where there is an explicit agreement stipulating the procedures for the user’s intervention.
Article 12 – Proof
At the request of the Client, the supplier shall provide a simple proof. Any proofs, inter alia, in true colours and/or on edition paper shall result in extra costs. If the Client does not request a proof, he will be considered to have transmitted the “ready for press” copy.
Article 13 – Corrections
The supplier is bound to correct the corrections indicated by the client, but it cannot be held responsible in any way for spelling errors or non-indicated linguistic and grammar errors. Any modification of the original order in whatsoever way (in the text, in the handling or placement of the illustrations, in the formats, in the printing or binding work, etc.) made in writing or in any other way, by or in the client’s name, will be invoiced as a supplement and will extend the execution period. This also applies to the shutdown time for machines while waiting for the “ready for press” document. Modifications transmitted verbally, in particular by telephone, will be executed at the client’s risks and perils.
Article 14 – Ready for press copy
The transmission by the client of a duly dated and signed “ready for press” document discharges the supplier of any responsibility concerning errors or omissions which may be observed during or after the printing. The “ready for press” document remains the property of the supplier and will act as proof in the case of a dispute.
Article 15 – Client’s equipment – Availability
If the client places equipment at the supplier’s disposal, it should be supplied on time (in compliance with the production calendar), postage-paid, duly wrapped, into the buildings where the supplier’s business is located. The signature showing receipt of the transport documents only confirms receipt of the material concerned. If the client supplies prepress material in a digital form without a printed version, the supplier is not responsible for the result of the flashing in any way. If the client places digital files at the supplier’s disposal, it is bound to keep the original files itself and is responsible for the quality of these files.
The supplier is not responsible for the typographical quality of ready to print models or the page layout files which it receives form the client. With the exception of malicious damage and professional negligence on the part of the supplier, its staff or subcontractors, any difficulties or delay during production caused by problems with supplied materials shall extend the deadline and increase the price by the amount of the additional costs incurred by such problems.
Article 16 – Client’s equipment – Storage
The supplier is never bound to store the client’s equipment. If the client wishes the supplier to store production components such as compositions, films, montages, cutting forms, drafts, drawings, diskettes, programs, digital data files, etc. it shall agree this in writing with the supplier before execution of the order. Storage occurs at the risks of the client who explicitly releases the supplier from any liability relating to the storage (notably loss or damage) except in the case of malicious damage or professional negligence on the part of the supplier.
Article 17 – Client’s equipment – Risks
All goods (paper, films, information supports, etc.) which are entrusted to the Client and are on the premises of the supplier shall remain for the account of and at the risk of the Client, who expressly discharges the supplier from any responsibility whatsoever, including in the event of damage or loss, whether partial or whole, for any reason whatsoever, except in the case of malicious damage, professional negligence on the part of the supplier, his personnel or his subcontractors. This also applies in the case of goods which are intended for the Client. The storage costs are charged from the date notified to the Client. In the event of non-payment by the agreed date, any such goods may be retained as guarantee and pledge for the amounts outstanding.
Article 18 – Client’s equipment – Insurances
Following a written request, the supplier is prepared to cover all of the risks by insurance whose expenses shall be borne by the client. This insurance solely covers the costs of repairing damage to the equipment. The depreciation which may ensue and indirect deterioration such as loss of earnings are never covered by this insurance.
Article 19 – Periodical jobs – Prior notice
The client can only withdraw the execution of a periodic-type job (i.e. a job made up of recurring partial tasks) from the supplier subject to respecting the notice periods stated below. The notice period must be served by registered letter. If the time frames are not respected, the client shall indemnify the supplier for all of the losses incurred and the loss of earnings suffered during the period of non-compliance.
Notice period:
• 3 months for a periodic job representing an annual turnover of less than EUR 7,500;
• 6 months for a periodic job representing an annual turnover of less than EUR 25,000;
• 1 year for a periodic job representing an annual turnover of EUR 25,000 or more.
Article 20 – Tolerance
For the paper, cardboard and binding material used by the supplier, the client accepts the tolerances defined by the manufacturers of this material. The supplier may supply and invoice 5% more or less of the copies ordered (with a minimum of 100 copies). In the case of printed work requiring a complex or particularly difficult finishing work, the supplier may supply and invoice 20% more or less of the copies ordered (with a minimum of 200 copies). The reduction or increase in the number of copies shall be charged at the price of additional copies.
Article 21 – Special requirements
All of the orders will be executed with the normally available raw materials. Specific requirements such as the inalterability of the ink, a suitability for direct contact with foodstuffs, etc. must be specified when the client requests a quotation. If these are specified later they can lead to price alterations.
Article 22 – Delivery procedures
The deadlines stipulated in writing at the time of placing the order shall only start from the working day following the handing-over of the necessary elements. The agreed delivery deadlines are extended at least to cover the period during which the Client has failed to deliver the necessary elements or to return the rectified proofs and the “ready for press”. If, at the client’s request, execution of the order leads to additional costs due to a shorter time frame than the contractual or normal time frame, these shall be charged for. The delivery takes place on the premises of the supplier. Packaging and transport shall be borne by the Client. The risk to the goods during transport shall be borne by the Client. In the event of delivery on demand, the invoice amount of the total order shall be invoiced upon first delivery.
Article 23 – Cancellation
If the order is cancelled or if its execution is temporarily suspended at the client’s request, the invoicing will take place at the current stage of the order’s execution (salaries, raw materials, sub-contracting, etc.). The invoiced amount will comprise the expenses incurred by the supplier increased by contractual indemnification amounting to 15%. In all cases, a minimum amount of EUR 75 will be claimed. If a given job is interrupted due to the client’s delay in following up the items presented to it, the job shall be invoiced to it in its current state of execution as stipulated above after a period of one month.
Article 24 – Payement
When the order is being placed, payment of a down payment of one third of the amount of the order may be demanded, the same down payment on receipt of the last corrected proof or the ‘ready for press’ item and the balance at delivery. Bills, cheques, warrants or receipts neither carry a novation nor derogation from this clause with them. In the event of invoicing for one or more deliveries to break down an instalment-based order, the client cannot invoke this procedure to defer its payment until the time of the global delivery.
Article 25 – Due date
Invoices are payable at latest on the due date at the supplier’s business. As of the due date, each unpaid invoice shall lawfully and without notice of default bear late-payment interest in accordance with the Law on combating delays in payment (02/08/2002) as well as damages and interest covering recovery costs fixed contractually at 15% of the amount of the demandable receivable with a minimum of EUR 75. The supplier is entitled to claim an higher indemnity if he is able to prove that he suffered more damages. Moreover, where applicable, the supplier is entitled to demand the immediate payment of all (non-due) invoices and all other amounts, for which the supplier has granted a payment period to the customer. The supplier therefore has the right to suspend execution of the contracts underway until the client has paid the abovementioned down-payments.
Article 26 – Right of retention
The supplier benefits from a right of retention up to full payment of the price, on all of the raw materials, documents, manufacturing elements, objects, goods or supplies which were supplied to it by the client to perform a job to service and over all of the documents or objects realized following execution of an order. The client will only become the owner of the goods sold after full payment of the amounts due. Nonetheless, the risks that the goods might incur will be borne by the client as soon as these are ready for removal.
Article 27 – Complaints
Under penalty of loss of rights, the Client shall send any complaint or protest by registered letter to the supplier at the latest within 8 days following receipt of the first delivery of goods. In the event that the Client does not take reception of the goods, the period of 8 days starts from the date of the invitation to receive the goods, or otherwise from the invoice date. In the event that the supplier does not receive any complaint within this period of 8 days, it shall be considered that the Client has accepted all the goods in full. If the Client uses part of the goods or has them dispatched to third parties by post or for distribution to a distribution company, it shall be considered that he has accepted the entire run. Any nonconformities affecting part of the delivered goods do not entitle the Client to refuse the entire dispatch. On pain of losing its rights, the client must send any claim or challenge concerning the invoicing of the goods to the supplier by registered letter, in the eight days following receipt of the invoice. If the supplier does not receive a claim concerning the invoicing of the goods during this eight day period, the client is deemed to have accepted the invoice.
Article 28 – Force majeure
Cases of force majeure and, more generally, all circumstances which hinder, scale down or delay the execution of the order by the supplier or which result in extraordinary difficulty with regard to the performance of the commitments undertaken by him discharge the supplier from any liability and allow him, according to the case in question, either to reduce his commitments or to cancel the agreement or to suspend the execution thereof, it being understood that he shall not be held to pay any compensation for damages. The following, among others, shall be considered as such: war, civil war, mobilization, riots, strike and lockout, either on the premises of the supplier or on the premises of his suppliers, breakdown of machinery, computer viruses or bugs, fire, breakdown of means of transport, difficulties with supplies of raw materials, materials and power and restrictions or prohibition imposed by the authorities.
Article 29 – Liability
In the case of an error or poor finish the supplier’s liability is limited to the retrieval of the non-compliant copies which will be deducted from the price of the supplementary copies and which cannot provide entitlement to damages and interest except in the case of malicious damage or professional negligence on the part of the supplier, his personnel or his subcontractors. The supplier cannot be held liable in any case for indirect losses caused to the client, such as loss of earnings. In any case the supplier’s liability is limited to the amount of the contract, i.e. the amount that the client would have paid if the supplier had completed the job to the client’s satisfaction.
Article 30 – Encroachment of the validity – Non-renunciation
If any clause of these Terms are to be considered as invalid, illegal or void, this will in no way affect the validity, legality and applicability of the other clauses. Failure at any time by the supplier to enforce or to exercise any of the rights set out in these Terms, could never be seen as a renunciation of these rights and will never affect the validity of these rights.
Article 31 – Competence
Any dispute relating to the conclusion, validity, interpretation or execution of this contract and the contracts ensuing from it is governed by Belgian law and comes within the exclusive competence of the courts in the jurisdiction where the supplier’s business is established.